一、方案背景与目标

1. 方案背景

针对党政机关、人大政协、国资央企及中大型集团企业，传统会议管理模式存在显著短板，具体表现为：

• 效率低：会议计划、议题、通知依赖人工操作，环节繁多；议题变动频繁导致更新不及时，会议资料分发耗力、归档滞后。
• 质量差：会议材料与信息分散，影响决策效率；参会人员缺席、迟到问题频发，拖慢会议进程；决策依赖人工督办，执行落地难，缺乏数据支撑会议质量提升。
• 成本高：纸质文件打印、复印、装订消耗大，且易出错；会议设备与会议室资源管理复杂，资源调配效率低。
• 保密隐患：高密会议纸质文件流通环节多，存在泄密风险，信息安全难以保障。

2.目标方案

打造覆盖 “会前 - 会中 - 会后” 全业务链的数智化会议管理系统，实现 “效率提升、质量优化、成本降低、安全保障”，为各类组织构建标准化、智能化、协同化的会议管理新体系。

二、核心功能与模块

1. 会前筹备模块

• 议题管理：支持公文转议题、计划议题分类管理，可上传议题资料、一键上会；自动归类议题信息，支持导入导出，减少人工整理时间。
• 方案审批：从议题库导入待上会议题，填写会议名称、时间、地点、预计时长等信息；发起领导审批流程，审批通过后可导出 Word 格式的会议方案与议程，确保可追溯。
• 会议通知：会议方案直接关联通知，支持 “审批后发布” 或 “直接发布”；可催办、变更、撤销通知，实时统计回执；精确控制资料权限，保障信息安全。
• 智能排座：提供可视化编辑器，支持创建会议室平面图、编号图、座席图；支持一键排座、按领导级别自动排座；可打印席卡并通知参会人员座位信息。

2. 会中执行模块

• 参会签到：支持 PAD 签到、免登录参会、登录整会等模式；实时显示已签到 / 未签到人数，便于会务人员把控参会情况。
• 会议互动：支持同屏演示、屏幕共享，确保资料实时同步；参会者可手写或文本批注资料，支持实时投票，结果即时呈现。
• 安全应急：高密会议提供安全水印，防止截屏泄密；支持离线模式，网络不稳定时仍可正常查看资料，避免会议中断。

3. 会后闭环模块

• 会议纪要：按会议类型预设公文模板，支持普通文本与公文纪要；创建纪要时直接进入公文页面，发布后自动关联会议；包含发文字号、签发人等标准要素，符合行政规范。
• 会议转督办：决议事项直接转化为督办任务；提供督办门户与移动督办，实时跟踪任务状态，超期自动提醒；生成督办台账，记录交办信息与反馈频率。
• 会议归档：自动归档会议资料、纪要、签到记录、督办记录，形成完整档案，解决传统归档不及时、资料零散问题。

三、方案价值

1. 降本提效：

• 全面无纸化：覆盖会前到会后全流程，减少纸质文件打印、装订成本，践行绿色办公。
• 流程简化：通过自动化与智能化，降低人工工作量，提升会议筹备与执行效率。

2. 安全规范：

• 安全防护：资料权限控制、安全水印等功能，杜绝泄密风险；标准化的会议流程，确保会务规范统一。
• 风险可控：实时跟踪参会情况、督办进度，及时发现并解决问题，降低管理风险。

3. 协同联动：

• 文会事一体化：实现会议与公文、督办、任务的深度联动，打破信息孤岛。
• 执行透明化：督办台账与实时跟踪功能，让决策执行过程可视化，提升组织决策执行力。

4. 灵活便捷：

• 场景适配：支持常务会、专题会、股东会等多种会议类型，适配党政机关、企业等不同组织需求。
• 移动办公：PC 端功能全量延伸至移动端，支持随时随地进行会议申请、资料查询、签到、督办跟踪，提升办公灵活性。

九思软件数智化会议管理解决方案，以全链条功能覆盖、多维度价值赋能，适配党政机关与企业等不同组织需求，助力打造高效、智能、安全的会议管理新模式，推动组织办公效能整体升级。