对于企业来说，上OA的最终目的是管理需要，希望通过OA系统的应用，达到企业管理上的某些目的。那么这个过程就至少有四个阶段：选型-实施-推广-应用。很显然，厂商所承担的和擅长的是实施，这个阶段，OA系统对企业的管理效益还没有发挥作用，真正发挥作用的阶段，就是OA软件在企业全员应用阶段是否能有效落地，真正提高整个组织的运营效率了。

    据记者统计，在众多OA厂商中，以高端厂商出面的九思软件，在全员应用阶段做的不错，企业成功应用率几乎100%。九思软件的核心团队有着数十年的行业经验，成功服务过成千上万个集团客户经验，在政府、军工、金融、能源、电子等客户信息化服务阅历，早在05年，就带领团队在中端、高端市场取得业内第一的业绩。那么，如何让OA软件的全员应用阶段有效落地，其中离不开以下几条规则：

    第一、有效培训  

    培训有四个方面：

    1)对系统管理员的培训：建议由软件提供方进行一对一的专门培训。因为系统管理员对系统各个模块的熟悉程度、对软件所使用工具的熟练程度将对系统实施效果产生很大影响。只有掌握了这些知识，管理员才能在系统出现问题时具备分析与处理的能力，以保证系统正常运行。

    2）对应用管理员的培训：建议软件提供一对一的培训。应用管理员的主要职责就是针对应用管理模块中有权限的部分，进行内容搭建。如工作流审批用的表单，公文用的发文模板等等。制作的时候一定要专业，了解全面，以保证以后企业中业务的正常流转，没有缺陷。

    3)对领导的培训：建议软件厂商了解公司的职务体系，分为高层领导和中层领导的培训。因为根据领导级别不同，所既有的查阅，审批等等权限也各不相同。这样才能使公司执岗有序，层次分明。

    4)对普通用户的培训：建议按照职能部门有针对性的进行培训。培训最好采用解剖培训与解决运行中出现的问题交替进行方式。这样，有助于用户更快地熟悉系统。

    第二、有效运用

    1) 规范工作流程，减少人为错误：

    我们已经定制开通的流程，最好按照OA上设定的流程来处理问题，这样才能有效的配合工作，否做工作流就失去了意义，我们的工作也无章可循。 

    2) 要实现单位大量隐形知识资产的显性化，知识沉淀、积累、分类、归档、分享和持续创新：

    关于公告、制度、通报、通知等相关的事项，尽量不要用内部邮件的方式来发送。因为这些公共性发文，需要存档，或需要保留一段时间，有的甚至要一直保留（例如制度的发布），普通邮件接收方是随时可以删掉的。我们尽量用OA里公告通知功能发布这些信息，一般有发布权限的为行政部，有些内容是董事长或总经理秘书所能发不动，代表着董事长或总经理的决议。

    3) 提升流程运行速度，减少协作工作成本：

    尽量不要通过OA传递和工作无关的大文件。这些文件在发送过程中，首先要传送到服务器，如果操作人多的话，就会占用很多的网络和服务器资源，可能会影响到系统的运行速度，影响到正常的工作。

    4) 随时掌握业务情况, 实现实时的管理监控。

    每个业务部门的负责人，都有对部门业务流程的管理监控的权限。可对流程进行监控，以督促相关人员的工作事项。以保证业务高效运行。

    第三、运行维护

    日常运行维护中要做到：用户有问题时系统管理员要及时解决，解决不了的及时与开发商的实施人员联系。系统管理员要在不断出现问题解决问题的循环中，逐步提高解决问题的能力，以保证OA系统的实施效果，等等。

     现如今，OA产品已经经过了20多年的发展，而且在技术上处于领先地位。我们期待更多的企业的OA系统能在全员应用阶段有效落地，真正提高整个组织的运营效率。