企业规模化发展中，行政管理作为核心支撑，以管理、协调、服务为核心职能，像 “中枢神经系统” 般覆盖全业务场景，通过规范流程、优化资源配置，保障核心业务协同推进。九思软件行政管理方案从体系搭建、模块设计、价值落地三维度，构建标准化自动化管理体系，助力企业降本增效、规避风险，实现行政效能升级。

一、方案核心目标

为实现企业行政管理效能升级，九思行政管理方案核心目标聚焦五大维度：

l  效率提升：通过流程自动化与数字化工具简化审批链路、缩短处理周期，达成效率提升。

l  规范管理：建立统一制度与流程标准、明确权责边界，推动管理从 “人治” 向 “法治” 转型以实现规范管理。

l  资源优化：对会议室、车辆、资产、办公用品等行政资源集中管控，减少闲置浪费以优化资源配置。

l  风险规避：依托证照与印章全生命周期管理规范使用流程，降低经营风险以保障合规运营。

l  体验升级：支持 PC 端与移动端多端办公，简化操作流程并提升服务响应速度，升级员工与内部服务体验。

二、行政管理体系框架

行政管理体系以“分层负责、协同联动”为原则，构建“决策层-执行层-操作层”三级架构，确保管理覆盖全业务、全流程：

l  决策层：由企业高层主导，负责制定行政管理制度、审批核心资源配置方案、设定管理目标与考核标准。

l  执行层：由行政部门牵头，统筹协调各业务部门需求，推进制度落地、流程优化，监督资源使用情况，解决跨部门协同问题。

l  操作层：涵盖各部门行政事务对接人及基层员工，负责发起事务申请（如用车、会议预订）、执行审批流程、反馈使用需求，形成管理闭环。

三、核心功能模块设计

（一）流程审批管理

流程审批是行政管理的“主动脉”，通过标准化表单与动态流程设计，实现全场景事务规范化处理。

l  核心功能

 - 制度集成：将企业考勤、采购、用印等规章制度嵌入流程系统，员工在发起申请时可实时查看对应制度要求，无需单独学习培训，确保制度落地。

 - 动态流程设计：支持根据事务类型自动触发不同审批链路。例如，金额超3000元的资产申购需经分管领导审批，低于3000元可由部门主管+行政部门审批，减少无效流转。

 - 表单自定义：提供图形化表单设计工具，支持字段计算（如资产总价自动求和）、二维表录入，满足复杂事务数据采集需求。

 - 多端协同：员工可通过PC端或移动端发起申请、查看审批进度。审批人实时接收提醒，支持在线批注、驳回并说明理由，缩短审批周期。

l  应用场景

票务预订、会议发起、车辆申请、印章使用、资产申购等全行政场景审批。

（二）会议管理

针对“会议冲突、议而不决、决而不行”等痛点，构建“会前筹备-会中管理-会后跟踪”全周期管理体系。

l  核心功能

 -会议室资源可视化：通过日历式界面展示所有会议室的实时占用状态，支持按时间段、人数筛选合适会议室，避免冲突。

 -会议全流程发起：员工发起会议申请时，可同步填写会议名称、时间、主持人、与会人员、所需用品等，系统自动发送会议通知至参会人，并支持短信/邮件提醒。

 -会议决议跟踪：会后可录入会议决议、分配执行任务，设置任务截止时间，系统自动跟踪任务进度，逾期发送提醒，确保“决而有行、行而有果”。

l  应用价值

提升会议室使用率30%以上，减少会议筹备时间，确保会议成果落地。

（三）车辆管理

针对企业车辆“使用无序、维保不及时、费用难管控”等问题，实现车辆全生命周期精细化管理。

l  核心功能

 -车辆信息建档：建立车辆档案库，记录车辆基本信息、运营数据、合规信息（年检时间、保险有效期），确保车辆状态透明。

 -用车申请规范化：员工需提前提交用车申请，注明用车事由、时间、路线，经部门主管+行政部门审批后，由行政统一调度司机。系统自动记录每次出车记录（，实现“一车一档、一次一记录”。

 -维保与风险管控：系统根据车辆行驶里程或时间自动提醒维保（如每5000公里保养）。记录车辆事故、违章信息，关联责任人员，便于后续追溯与改进。

l  应用价值

降低车辆闲置率，减少因维保不及时导致的故障风险，规范用车费用核算。

（四）资产管理

针对办公设备（如电脑、打印机、投影仪）“底数不清、领用混乱、维保滞后”等问题，实现资产全流程可追溯管理。

l  核心功能

 -资产全生命周期管控：从申购、入库、领用、维保到报废，形成闭环管理。

 -资产动态可视化：通过系统实时查看资产库存、使用状态、存放位置、责任人，支持按部门、资产类型筛选统计，生成资产台账，避免“账实不符”。

 -自动预警机制：资产临近保修期或达到使用年限时，系统自动发送提醒，确保及时维保或更新，保障办公连续性。

l  应用价值

提升资产利用率25%以上，减少资产浪费，明确管理责任，降低盘点工作量。

（五）耗品管理

针对办公用品“采购过量、领用无序、库存积压”等问题，构建“需求驱动-精准采购-规范领用”的管理模式。

l  核心功能

 -耗品分类建档：按用途建立耗品库，记录每种耗品的规格、单价、最低库存阈值，支持库存预警。

 -采购与领用自动化：部门发起耗品领用申请时，系统自动展示当前库存，支持模糊查询，员工下拉选择即可完成申请。采购时根据各部门需求与库存缺口，生成采购清单，避免盲目采购。

 -费用分摊与统计：自动按部门统计耗品领用数量与金额，生成费用报表，便于成本核算与管控。

l  应用价值

减少耗品库存积压，降低采购成本15%以上，缩短领用申请处理时间。

（六）证照与印章管理

针对证照、印章“使用不规范、丢失风险高、追溯难”等问题，建立“统一管控-流程审批-全程追溯”体系。

l  核心功能

 -集中建档：建立证照/印章档案库，记录证照名称、编号、有效期、颁发单位、保管人，印章名称、类别、保管部门，确保“一物一码、专人负责”。

 -使用流程规范化：领用证照/印章需提交申请，注明用途、使用时间、归还时间等，经部门主管+行政部门审批后领用，实现“使用可追溯、责任可定位”。

 -到期预警：证照临近有效期时，系统自动发送提醒，确保及时续期，避免因证照过期影响经营。

l  应用价值

降低证照丢失、印章滥用风险，保障企业合规运营，减少因管理漏洞导致的法律纠纷。

（七）日常办公管理

覆盖票务预订、行政接待、维修申请、名片印制等高频事务，通过标准化流程实现自动化处理。

l  核心功能

 -票务预订协同：对接商旅服务平台，员工提交出差票务申请后，行政部门可直接在系统内完成订票，同步生成出差台账，避免人工对接误差。

 -行政维修响应：员工发起办公设备维修申请（如打印机故障），系统自动分配至维修人员，维修进度实时更新，维修完成后需员工确认，确保服务质量。

 -接待标准化：行政接待申请需注明接待对象、人数、时间、接待标准，审批通过后生成接待方案，同步协调会议室、车辆、餐饮等资源，提升接待效率。

l  应用价值

减少日常办公事务处理时间，提升行政服务响应速度，增强员工与外部客户满意度。

四 、方案价值  

l  降本增效

通过流程自动化减少人工操作，降低行政运营成本。资源优化配置减少闲置浪费，提升整体运营效率。

l  规范可控

全流程标准化与可追溯，避免“人为干预”导致的管理漏洞，保障行政事务合规处理。

l  体验升级

多端协同与简化操作，减少员工事务处理时间。快速响应需求，提升内部服务满意度。

l  风险防控

证照、印章的全周期管控，降低经营风险。资产、耗品的精准管理，避免资源流失。

九思软件行政管理方案通过模块化设计、全流程覆盖，可适配不同规模企业的行政管理需求，助力企业构建“高效、规范、协同”的行政体系，为核心业务发展提供坚实支撑。